Privacyverklaring

1. Wie we zijn

BTW Vriend is een handelsnaam van BTW Vriend, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 88799972 en gevestigd in Groningen. BTW Vriend biedt een online boekhoudapplicatie voor ondernemers in Nederland.

Contactgegevens:

• E-mail: support@btwvriend.nl
• Website: https://btwvriend.nl

BTW Vriend is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

2. Welke gegevens we verzamelen

We verwerken alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren van onze dienst.

a) Accountgegevens

Je e-mailadres en wachtwoord (versleuteld opgeslagen, wij kunnen je wachtwoord niet inzien). Eventueel je volledige naam als je die invult.

b) Bedrijfsgegevens

Bedrijfsnaam, KVK-nummer, BTW-nummer, IBAN, adresgegevens, rechtsvorm en branche. Deze gegevens heb je nodig om facturen te kunnen maken en je boekhouding te voeren.

c) Boekhoudkundige gegevens

Facturen, offertes, uitgaven, bonnetjes, bankafschriften (geïmporteerd via MT940/CSV-bestanden), uren- en projectregistratie, kilometerregistratie en grootboekboekingen.

d) Klantgegevens

Als je klanten toevoegt in BTW Vriend, sla je hun contactgegevens, KVK- en BTW-nummers en factuurhistorie op. Deze gegevens zijn alleen voor jou zichtbaar.

e) Betaalgegevens

Je gekozen abonnement en betaalstatus. Wij slaan geen creditcardnummers, bankpassen of andere directe betaalgegevens op. Betalingen verlopen volledig via Stripe, een gecertificeerde betaalprovider.

f) Technische gegevens

IP-adres (bij inloggen, voor beveiligingsdoeleinden), browsertype, tijdstip van gebruik.

3. Waarom we je gegevens verwerken

4. Hoe we je gegevens beschermen

De veiligheid van je financiële gegevens is onze hoogste prioriteit. We nemen uitgebreide maatregelen:

• Versleuteld transport: Al het dataverkeer tussen jouw browser en onze servers is beveiligd via TLS/HTTPS. Niemand kan meelezen.
• Versleutelde opslag: Je gegevens worden versleuteld opgeslagen in onze database (encryption at rest).
• Gescheiden toegang: Door middel van Row Level Security op databaseniveau is het technisch onmogelijk dat je gegevens van andere gebruikers kunt inzien, en andersom. Elke gebruiker ziet uitsluitend zijn eigen bedrijfsgegevens.
• Beveiligde bestanden: Bonnetjes en factuur-PDF's zijn opgeslagen in een privé-omgeving en alleen toegankelijk via tijdelijke beveiligde links die na 1 uur verlopen.
• Geen opslag van betaalgegevens: Creditcard- en bankgegevens worden nooit door ons opgeslagen. Betalingen verlopen volledig via Stripe.
• Europese opslag: Onze database en bestanden worden opgeslagen in een Europees datacenter. Je gegevens verlaten de EU niet voor opslag.
• Toegangscontrole: Alleen geautoriseerde systemen hebben toegang tot de database. Beheeraccounts zijn beveiligd met tweefactorauthenticatie (2FA).
• Regelmatige updates: Onze software en infrastructuur worden regelmatig bijgewerkt met de laatste beveiligingspatches.

5. AI-functies

BTW Vriend gebruikt kunstmatige intelligentie om bonnetjes te scannen, boekhoudvragen te beantwoorden en fiscale inzichten te genereren. Hierbij geldt het volgende:

• Je gegevens worden alleen verwerkt wanneer jij een AI-functie actief gebruikt. Er draait niets automatisch op de achtergrond.
• Bij het scannen van een bonnetje wordt alleen dat specifieke bonnetje verwerkt. Bij de AI Boekhouder worden geaggregeerde financiële gegevens (samenvattingen, geen individuele transacties) als context meegegeven.
• De AI-verwerking gebeurt via beveiligde API-verbindingen met gespecialiseerde AI-dienstverleners. Deze dienstverleners hebben contractueel vastgelegd dat jouw gegevens niet worden gebruikt voor het trainen van hun modellen en na verwerking niet worden bewaard.
• Je kunt de AI-functies altijd overslaan: bonnetjes kun je handmatig invoeren en de AI Boekhouder is volledig optioneel.

6. Dienstverleners

We werken samen met een beperkt aantal zorgvuldig geselecteerde dienstverleners:

• Supabase: Database, authenticatie en bestandsopslag (datacenter in de EU)
• Stripe: Betalingsverwerking (gecertificeerd PCI DSS Level 1)
• Resend: Verzending van e-mailnotificaties
• Cloud86: Hosting van onze website
• OpenAI: AI-bonnenscan en chatfunctie
• Anthropic: AI-verwerking van PDF-documenten

Met al deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten. We delen je gegevens niet met andere partijen en verkopen je gegevens nooit.

7. Bewaartermijnen

• Accountgegevens: Zolang je account actief is. Na verwijdering van je account worden alle gegevens permanent verwijderd.
• Bedrijfs- en boekhoudgegevens: Zolang je account actief is. Bij accountverwijdering worden alle gegevens direct en permanent verwijderd, inclusief opgeslagen bestanden (bonnetjes, factuur-PDF's).
• Klantgegevens: Zolang je account actief is. Worden volledig verwijderd bij accountverwijdering.
• Betaalhistorie: Facturen van BTW Vriend aan jou worden minimaal 7 jaar bewaard door Stripe conform de wettelijke fiscale bewaarplicht.
• Technische loggegevens: Maximaal 90 dagen.

8. Je rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:

• Inzage: Je kunt opvragen welke gegevens wij van je verwerken.
• Correctie: Je kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
• Verwijdering: Je kunt je account en alle gegevens verwijderen via Instellingen in de app. Alle gegevens worden dan permanent verwijderd.
• Beperking: Je kunt vragen de verwerking van je gegevens te beperken.
• Bezwaar: Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Dataportabiliteit: Je kunt een kopie van je gegevens opvragen.
• Toestemming intrekken: Waar we gegevens verwerken op basis van toestemming, kun je deze altijd intrekken.

Neem contact op via support@btwvriend.nl. We reageren binnen 30 dagen. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Cookies

BTW Vriend laadt analyse- en gebruikscookies (Google Tag Manager en Microsoft Clarity) uitsluitend nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven via de cookiebanner. Zonder toestemming worden deze scripts niet geladen. Functionele opslag (zoals je inlogsessie) is noodzakelijk voor de werking van de applicatie en vereist geen aparte toestemming.

Naast die cookie-gebonden meting draait op btwvriend.nl een anonieme paginameting via Umami. Umami zet geen cookies, slaat geen IP-adressen op en gebruikt geen persoonsgegevens; alleen geaggregeerde pagina-bezoeken en anonieme interacties (bijvoorbeeld het aantal zoekopdrachten, klikken op de deelknop of het bereiken van 75% scrolldiepte). De zoekterm die je in het hulpcentrum invoert, wordt vóór verzending gefilterd: bevat de term een e-mailadres, een reeks van zes of meer cijfers of iets dat op een telefoonnummer lijkt, dan wordt de zoekopdracht niet gemeten. Deze meting draait ook zonder toestemming omdat er geen persoonsgegevens bij betrokken zijn.

10. Deadlinemail via /actueel

Als je je aanmeldt voor de deadlinemail op onze actueel-pagina (of op een deadline-artikel in het hulpcentrum) verwerken we alleen het volgende:

• Wat we opslaan: alleen je e-mailadres. We vragen geen naam, geen bedrijfsnaam, geen adres.
• Waarvoor: het versturen van herinneringen bij btw-kwartaal-deadlines en berichten bij wetswijzigingen die zzp'ers raken. Geen verkoop, geen promotie voor derde partijen.
• Bewaartermijn: totdat je afmeldt. Elke mail bevat een afmeldlink. Na afmelding wordt je adres direct verwijderd uit onze administratie.
• Verwerkers: Resend (Ierland) voor de verzending; Supabase (Frankfurt) voor de opslag van het adres en het versturingslog. Beide binnen de Europese Unie; met beide is een verwerkersovereenkomst gesloten.
• Rechtsgrond: jouw toestemming (aanmeldknop op /actueel of onder een deadline-artikel), die je altijd via de afmeldlink kunt intrekken.

Werkt je afmeldlink niet? Mail dan support@btwvriend.nl, dan verwijderen we je adres handmatig.

11. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Bij wezenlijke wijzigingen informeren we je via de app of per e-mail. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op https://btwvriend.nl/privacy.